ערב גיבוש שאנשים באמת רוצים להגיע אליו: רעיונות ותכנון לאירועי חברה
איך מתכננים יום כיף או ערב גיבוש לעובדים שמחזק את הצוות, מתאים לכולם ולא מרגיש כמו עוד חובה ביומן.
אירועי גיבוש הם חלק קבוע בחיי הארגון בישראל. ימי כיף, ערבי חברה, הרמות כוסית לחגים ונופשים שנתיים נועדו לחזק את הקשר בין העובדים, להודות להם על המאמץ וליצור תחושת שייכות. אבל לא כל אירוע גיבוש משיג את המטרה. יש עובדים שמגיעים בחוסר רצון, יש פעילויות שמתאימות רק לחלק מהצוות, ויש אירועים שנגמרים בתחושה של בזבוז זמן וכסף. התכנון הנכון מתחיל בהבנה מה הארגון רוצה להשיג ומי האנשים שמשתתפים בו.
להגדיר את המטרה
לפני שבוחרים פעילות, כדאי לשאול שאלה פשוטה: מה אנחנו רוצים שיקרה באירוע הזה? האם המטרה היא לחגוג הצלחה, לחבר בין מחלקות שלא עובדות יחד, לקלוט עובדים חדשים, או פשוט לתת לצוות ערב של הנאה אחרי תקופה עמוסה? לכל מטרה מתאים סוג אחר של אירוע.
אם המטרה היא לחבר בין אנשים שלא מכירים, פעילות שמחייבת עבודה בקבוצות מעורבות תתאים יותר מארוחה שבה כל מחלקה יושבת בשולחן משלה. אם המטרה היא להודות ולפנק, דווקא ערב רגוע עם אוכל טוב ומוזיקה יעבוד טוב יותר מאתגר ספורטיבי תובעני.
כדאי לשתף את העובדים בשלב התכנון. סקר קצר עם כמה אפשרויות, או ועדת אירועים קטנה שכוללת נציגים ממחלקות שונות, מגדילים את המחויבות ואת הסיכוי שהאירוע יתאים לרוב המשתתפים. עובדים שהיה להם חלק בבחירה מגיעים עם יותר רצון.
להתאים לכולם
אחד האתגרים הגדולים באירועי חברה הוא הגיוון בצוות. יש עובדים צעירים ויש עובדים מבוגרים, יש הורים לילדים קטנים שמתקשים לצאת בערב, יש עובדים עם מגבלות פיזיות, ויש עובדים שאינם שותים אלכוהול או שומרים כשרות. פעילות שמתאימה רק לחלק מהם תשאיר את האחרים מחוץ לתמונה.
כמה עקרונות שיעזרו ליצור אירוע מכליל:
- לקיים את האירוע בשעות העבודה או מיד אחריהן, כדי לא לפגוע בזמן המשפחתי
- לבחור מקום נגיש עם חניה ותחבורה ציבורית
- להקפיד על אוכל שמתאים לכשרות, לצמחונים, לטבעונים ולרגישויות
- להציע פעילות שלא מחייבת כושר גופני גבוה
- לא להפוך שתיית אלכוהול למרכז האירוע
כדאי גם לזכור את העובדים שעובדים מרחוק או בסניפים אחרים. אם הם לא יכולים להגיע, אפשר לשלוח אליהם ערכה קטנה או לשלב אותם בחלק מהפעילות בשיחת וידאו.
רעיונות לפעילויות
המגוון היום רחב מאוד, ואפשר למצוא פעילות כמעט לכל תקציב ולכל צוות. סדנאות בישול משותפות הן להיט קבוע, כי הן משלבות עבודה בצוות, יצירה וארוחה טובה בסוף. סדנאות אמנות, קרמיקה, הכנת שוקולד או מיקסולוגיה ללא אלכוהול מציעות חוויה רגועה ויצירתית.
לצוותים שאוהבים אתגר, חדרי בריחה, משחקי ניווט עירוניים ומשחקי חשיבה קבוצתיים מחייבים שיתוף פעולה ותקשורת. טיול מודרך בטבע או בעיר, עם מדריך שמספר סיפורים מעניינים, מתאים לרוב הגילאים ומאפשר שיחות חופשיות בדרך.
אפשרות שצוברת פופולריות היא פעילות התנדבותית משותפת: אריזת מזון לנזקקים, שיפוץ מקלט, נטיעת עצים או פעילות עם ילדים במסגרות קהילתיות. אירוע כזה יוצר תחושת משמעות וגאווה משותפת, ולעיתים נשאר בזיכרון הרבה יותר מכל ארוחה במסעדה.
כשבוחרים ספק לפעילות, בקשו לדבר עם ארגונים שכבר עבדו איתו, ובדקו שהוא מתאים את התוכן לגודל הקבוצה ולאופי שלה. פעילות שעבדה מצוין עבור צוות של עשרים איש עלולה להרגיש אחרת לגמרי עבור מאתיים עובדים.
תקציב ולוגיסטיקה
קבעו תקציב לאדם ותקציב כולל, וכללו בו את כל ההוצאות: מקום, פעילות, אוכל, הסעות, צילום ומתנות. כדאי לבקש הצעות מכמה ספקים ולהשוות בין חבילות. לעיתים ספק אחד שמציע חבילה מלאה זול יותר מתיאום של כמה ספקים נפרדים, ולעיתים ההפך.
שימו לב להיבטים המיסויים של הטבות לעובדים. אירועי רווחה מסוימים עשויים להיחשב הטבה חייבת במס, ולכן מומלץ להתייעץ עם רואה החשבון של הארגון לפני שמתכננים אירוע גדול או נופש.
הלוגיסטיקה קובעת לא פחות מהתוכן. הסעה מאורגנת חוסכת לעובדים התעסקות בחניה ומאפשרת לכולם ליהנות, כולל מי שרוצה להרים כוסית. לוח זמנים ברור שנשלח מראש, עם שעות הגעה וסיום, מאפשר לעובדים לתכנן את היום ולהגיע בראש שקט.
האווירה ביום עצמו
גם אירוע מתוכנן היטב יכול להיתקע אם האווירה מאולצת. הימנעו מנאומים ארוכים של ההנהלה, ומפעילויות שמביכות עובדים או מחייבות אותם להופיע מול כולם. נאום קצר של תודה, עם הוקרה אמיתית ומפורטת להישגים, עדיף על מצגת של חצי שעה.
תנו מקום גם לזמן לא מתוכנן. חלק מהערך של אירוע גיבוש הוא השיחות החופשיות במסדרון, בהפסקה או בדרך חזרה. לוח זמנים צפוף מדי, שבו כל דקה תפוסה בפעילות, לא משאיר מקום לקשרים טבעיים להיווצר.
תפקיד המנהלים חשוב במיוחד. כשמנהלים משתתפים בפעילות כחלק מהצוות, ולא כמשקיפים מהצד, העובדים מרגישים בנוח יותר. מנהל שמתלכלך בקמח בסדנת הבישול עושה יותר לגיבוש מכל נאום.
אחרי האירוע
האירוע לא נגמר כשהאוטובוס חוזר. שלחו לעובדים תמונות, תודה קצרה ובקשה למשוב. סקר פשוט של שלוש או ארבע שאלות יעזור להבין מה עבד, מה פחות, ומה כדאי לשנות בפעם הבאה.
כדאי גם לחשוב על המשכיות. אירוע אחד בשנה לא בונה תרבות ארגונית. ארוחות צוות קבועות, ימי הולדת מרוכזים פעם בחודש, או שעה חודשית של פעילות קבוצתית קטנה, יוצרים קשרים לאורך זמן ומחזקים את התחושה שהארגון רואה את העובדים.
לסיכום, אירוע גיבוש מוצלח מתחיל בהגדרת מטרה ברורה, ממשיך בפעילות שמתאימה למגוון העובדים ובתכנון לוגיסטי קפדני, ומסתיים במשוב ובהמשכיות. כשהעובדים מרגישים שהאירוע נבנה עבורם ולא רק בשבילם, הם מגיעים בשמחה וחוזרים עם תחושה של צוות אחד.
